einaka ニュートリッツ代表の中山です。
埼玉県も緊急事態宣言が出され、リモートワーク導入を考えている経営者様も多いと思います。社員様の健康を考えるのであれば、リモートワークやテレワークの導入は経営者様の務めとも言えるかもしれません。
しかし「社内にWEBに詳しい方がいないので、リモートワークのやり方がわからない」。
そんな経営者様に、最新のツールを使いどのようにリモートワークを行ったらいいかを紹介させていただきます。
こんなお悩みがありませんか？
- リモートワークを導入したいけどどうやればいいかわからない。
- 社員を在宅勤務に切り替えたい
- 出社しない場合の社員同士のコミュニケーションはどうやったらいい？
- リモートワークを行うには多くの費用がかかる？
当社は全国の仲間で構成されています。グラフィックは北海道在住、マーケティングは島根在住、コーディングは仙台在住などです。
そのため、当社では普段から会議やコミュニケーションをリモートで行っており、昨今の状況でも大きな業務変化は起きていません。
リモート勤務に関するノウハウの蓄積があります。
長く経営されている経営者様ほど経験や抱えているもの大きく、勤務体勢を変える「リモートワーク」導入に抵抗感があるかもしれません。
しかし、リモートワークを当たり前に行っている私たちからすると「こんなに簡単で便利なシステムを使わない理由はない」というくらい便利なものです。
業種によってリモートワークが難しい業種もありますが、スクールビジネス・事務関連・営業職であればリモートワークに置き換えられる可能性が高いです。
まずは小さなところからリモートワーク導入をしてみませんか？
リモートワークに必要なツール
1.パソコン
リモート勤務を行う社員全員のパソコンが必要です。リモート会議を行うにもチャットのやりとりを行うにも、資料を作るにもパソコンは必ず必要になります。
もしカメラが内蔵されていないパソコンの場合、WEBカメラ（2,000円くらいで買えます）を導入してください。これで、顔を向き合っての会議が可能になります。
パソコンはウィルスチェックソフトの入った自社のパソコンを貸与するのがいいと思います。以前関わりのあった会社様が、社員所有のUSBメモリーからウィルスが入り、顧客情報が流出したことがありました。
そのため、「仕事で使うパソコン・USBメモリ」と、「社員様のプライベートのパソコン・USBメモリ」はしっかり分けた方がいいでしょう。
2.ChatWork（チャットワーク）
Chatwork（チャットワーク）とは、チャット機能があるコミュニケーションツールです。
LINEでもコミュニケーションを行えますが、チャットワークの利点は「Todoリストが作成できる」「検索機能が強い」「ファイル送信が安全」ということです。
会議中に案件ができた場合、その場でTodoリストを作成できるので案件を忘れずこなすことができます。また、チャットが流れてしまっても検索機能が強いので過去ログをたどりやすいです。
チーム内のコミュニケーションにはチャットワークがおすすめです。
3.ZOOM（オンライン会議）
zoomとは、オンライン会議を行うツールのことです。海外でのリモート会議などでは、こちらのzoomを使われることが多いです。
電話回線ではないので料金もかかりません。
3人以上の会議を行う場合、月額2,000円のProバージョン以上が必要になります。日本円で1700円くらいです。
この料金さえ支払ってしまえば、zoomでのリモート会議が可能になります。
リモートワークのやり方
リモートワークを導入する際、必ず決めなければならないのが時間のルールです。
- 始業時間・終業時間
- 休憩時間
- 休日
- 報告時間
特に重要なのが報告時間です。
人間は怠惰な生き物なので自宅にいると仕事に身が入らない生き物ですし、報告が徹底されていないと「あの人休んでいるんじゃないだろうか・・」と疑心暗鬼になり、人間関係が悪化しやすいです。
報告は面倒ですが、しっかり行うことをおすすめします。
- ◯時に朝礼を行う
- 11時・16時に仕事の成果・仕事内容を報告する。
- 日報で成果を報告する
などで報告のルールを作り、全員の成果内容をチーム内でしっかり把握できるようにしましょう。
リモートワークの場合、成果を管理するだけでもいい
日本の企業では「◯時から◯時まで働く」と、時間で賃金を与えるのが風習です。しかし、リモートワークに関しては「成果で仕事を区切る」方が仕事が回りやすいです。
リモートワークで「勤務時間を管理」しようとすると、相手の姿が見えないので管理しにくいんです。どうしても相手が仕事をしているかどうか疑う心が出てきます。これがリモートワークが上手くいかなくなる最も大きな原因です。
管理職はチーム内の仕事内容を決め割り振り、その成果物で管理する。与えた仕事をきちんとこなしてくれれば、あとは管理しない。この方がストレスが激減します。
ツールやソフトの設定は当社にお任せください
ここまでお読みいただければ、リモートワークのやり方がある程度見えてきたと思います。
しかし、導入したいけどパソコン周辺の設定がわからないから導入できない・・。という方もいらっしゃると思います。
そこで当社がリモートワークツールの導入・設定のサポートをさせていただきます。
チャットワークやZOOMの導入は社員全員分をしなければなりません。
今後、コロナウィルスの収束の見通しが立たず、非常事態宣言が長期化することでリモートワークが当たり前の時代が来るかもしれません。
そうなる前に準備だけはしておきたいという方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。御社様に出張させていただき、必要な設定をサポートさせていただきます。
