採用業務のAI活用｜求人票作成から応募者対応まで

採用の仕事は、ほかの業務と兼ねている人ほど後回しになりがちです。たとえば、次のような状態です。

• 求人票の文章が思いつかない
• 応募が来たのに、返信が翌日以降になる
• 面接の日程調整で、メールが何往復もする

どれも難しい仕事ではないのに、まとまった時間が取れないまま数日が過ぎていきます。

生成AIは、この「文章を書き起こす作業」と「情報を整理する作業」の補助に使えます。一方で、人が責任を持って残す工程もあります。勤務条件の決定、応募者への送信の承認、誰を採用するかの判断です。任せられない部分を先に決めておかないと、下書きの質が上がっても、運用は不安定になります。

この記事では、採用業務のどこまでをAIに任せ、どこから人が確かめるのかを整理します。架空の事務職を例に、具体的な手順とプロンプトで示します。目指すのは、条件の確認や応募者との対話に、時間を回せるようにすることです。

採用業務のAI活用は「下書き」と「整理」から

採用業務を工程で分けると、AIが役に立つのは主に5か所です。

• 求人票の文章化
• 応募受付メールの下書き
• 日程調整メールの文面づくり
• 応募者からよく来る質問への回答文の整形
• 面接で使う共通の質問の案出し

どれも、「決まっている情報を、読みやすい文章に変える」作業です。この記事では、決まっていない条件を埋めたり、担当者が確かめずに社外へ送ったりする運用には広げません。

文面の生成と、内容を確かめて承認する工程は、分けて運用します。AIに任せる範囲と人が持つ範囲の分け方は、AIが向く業務・向かない業務の境目の記事も参考になります。

あわせて読みたいAIに任せていい仕事・任せてはいけない仕事｜AIに向いている業務の判断基準→

求人票づくりは「条件を決めてから文章を書く」順番で

勤務時間や就業場所の扱いが社内で決まっていなければ、文章だけ整えても求人票は完成しません。AIを使う場合も、順番は変わりません。

手順は3つのステップです。

1. 社内で承認済みの条件を、メモに書き出す
2. そのメモだけを材料に、AIに仕事内容の説明文を書かせる
3. 出てきた文章とメモを1行ずつ照らし合わせ、メモになかった情報が混ざっていないか確かめる

ここでは、架空の事務職を例にします。業務は「受注データ入力、伝票照合、電話の一次受付」です。承認済みのメモを、次のように指示に含めます。

プロンプト例

次のメモをもとに、求人票の「仕事内容」欄に載せる文章だけを作ってください。
【メモ】
・職種：一般事務
・主な業務：受注データ入力、伝票照合、電話の一次受付
・使用するもの：表計算ソフト、社内の受注管理システム
・未経験可、入社後に手順書を見ながら説明あり
【条件】
・200字程度、です・ます調
・メモに書かれていない情報（残業、転勤、給与、賞与、休日、
  福利厚生、社風、職場の雰囲気）は書かないでください
・推測で補った表現や、根拠のない魅力づけの表現は使わないでください
・求人票として決めておく必要がありそうなのにメモにない項目は、
  本文とは分けて「確認が必要な項目」として箇条書きにしてください

文章化した例（仕事内容の部分のみ・この記事の架空例）

受注データの入力と、伝票の照合を中心にお任せします。表計算ソフトと社内の受注管理システムを使い、受け取った注文内容をシステムへ入力し、伝票の記載と相違がないかを確認します。あわせて、電話の一次受付として、用件をうかがい担当部署へ取り次ぎます。未経験の方も応募いただけます。入社後は手順書を見ながら、業務の進め方を説明します。

確認が必要な項目

• 就業場所と、その変更の範囲
• 業務内容の変更の範囲
• 契約期間（有期の場合は更新の基準と、通算期間または更新回数の上限）
• 始業・終業時刻、休憩、休日
• 賃金の額と支払い方法
• 加入保険
• 受動喫煙防止の措置
• 試用期間の有無
• 募集者の名称

この例は、仕事内容の欄だけの案です。求人票の完成形ではありません。載せる前に労働条件の各欄をそろえ、必要な明示事項と照らし合わせてください。

「メモにない情報を書かない」という指示は、必ず入れてください。指示があっても、AIは求人票らしい文章を作ろうとして、誰も確かめていない情報を自然に混ぜることがあります。たとえば「アットホームな職場です」「残業はほとんどありません」といった表現です。文章として読みやすい分、見落としやすいのが厄介なところです。

一方で、応募する人が雰囲気を読み取るのは、求人票の文章だけとは限りません。

Nutritsが2023年に作った、ふじみ野市の居宅介護支援事業所のホームページがその例です。方針は「安心できるデザイン」と「職員の顔が見える」ことでした。同じ年に2名を採用でき、採用された方は理由を「ホームページの雰囲気が良かったから」と話していました。ただ、2名だけなので、サイトの効果とは言い切れません。

2026年7月には、年間契約のお客様をリニューアルの提案で訪ねました。そのとき「採用が厳しい」という悩みを聞き、採用ページの追加を提案しています。求人票の文章をAIで整えることと、応募する人が見るページを整えることは、別の作業です。

なお、労働者を募集するときに示すべき労働条件は、法令で決まっています。業務内容、就業場所、賃金、労働時間、休憩、休日、契約期間、加入保険、受動喫煙を防ぐ措置などです。

2024年4月からは、次の項目が加わりました。

• 業務内容と就業場所の「変更の範囲」
• 有期契約の更新の基準（通算の契約期間か、更新回数の上限を含む）

項目の正確な範囲は、厚生労働省の資料で確かめてください。また、求人票の記載と、労働契約を結ぶときの労働条件の明示は、別の手続きです。個別の書き方が要件を満たすかは、所管の窓口や専門家にご相談ください。

出典：厚生労働省「募集時等に明示すべき労働条件が追加されます」

リクマ

文章を上手にする作業は後回しで構いません。先に決めるべきは条件のほうです。空欄のまま書き始めると、AIが埋めた表現が既成事実になってしまうため、確認項目の洗い出しから始めることをおすすめします。

応募者への対応は「受け取りの連絡」から始める

応募が届いてから最初の返信まで間が空くなら、選考の結果を待たずに、受け取りの連絡の文面から整えましょう。

プロンプト例

応募書類を受け取ったことを伝える、短いメールの件名と本文を作ってください。
【条件】
・宛名や氏名は入れず、件名と本文を作る
・書類を受け取ったこと、内容を確認してから連絡することを伝える
・不明点があればこのメールに返信してよいことを添える
・社内で承認済みの連絡期限は「3営業日以内」。この期限だけを記載する
・選考結果や合否には触れない
・150字程度、です・ます調

文章化した例（この記事の架空例）

件名：応募書類受領のご連絡
このたびはご応募いただき、ありがとうございます。
応募書類を確かに受け取りました。
内容を確認のうえ、3営業日以内に担当者よりご連絡いたします。
ご不明な点がございましたら、このメールにご返信ください。

この例の「3営業日以内」は、社内で守れると確かめ、承認を得た前提で書いています。実際に3営業日で連絡できる体制がないなら、この数字は書かないでください。テンプレートに一度入れた期限は、忙しい時期にも同じように送られてしまいます。

日程調整の文面も、同じ考え方です。候補の日時を並べたメールは、あくまで打診で、確定の知らせではありません。返事を受けてから、確定の連絡を別に送ると明示しておきましょう。たとえば、次のような書き方です。

• 「以下の日程でご都合はいかがでしょうか」
• 「ご返信いただいた内容をもとに、あらためて確定のご連絡を差し上げます」

こうしておくと、行き違いが起きにくくなります。送る前には、面接担当者の予定、会議室、かかる時間、候補日の曜日まで確かめましょう。

もう1点、仕組みの前提として押さえておきたいことがあります。メールや予定表とつないでいないチャット型の生成AIは、文面は作れても、次のことはできません。

• カレンダーの空きを見にいく
• メールを送る
• 応募者管理システムに記録する

これらを自動化したいなら、外部サービスとの連携の設定が別に必要です。その場合も、送る前に人が承認する段階を残しておくことをおすすめします。

応募者から届いたメールをAIに読ませ、返信を作らせる使い方は、この記事では前提にしていません。応募書類や問い合わせの本文には、氏名や連絡先が含まれるからです。

まずは、社内で承認済みの質問と回答をFAQとして整えましょう。勤務地の最寄り駅、選考の流れ、持ち物などです。それに当てはまる問い合わせだけを、テンプレートで返す形から始めるのが現実的です。当てはまらない質問は、人が読んで返信します。

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応募者対応では、返信の速さと一緒に「次に何が起きるか」も確認したいところです。約束できる連絡時期と返信先が分かれば、応募者が次の行動を選びやすくなります。

面接は共通の質問の準備に使い、評価は人が行う

面接の準備でAIが役に立つのは、職務の内容から共通の質問の案を出す場面です。「受注データ入力、伝票照合、電話の一次受付」の業務なら、たとえば次のような案が出てきます。

• 正確さを保つための工夫
• 数字を扱う作業の経験
• 電話で用件を聞き取るときに気をつけていること

これを担当者が選び、同じ職種では共通の質問と評価の観点を用意します。追加の質問も、職務に必要な能力を確かめる範囲で行います。

質問の候補が出たら、必ず人が中身を確かめてください。採用の選考は、本人の適性と能力にもとづいて行うものとされています。職務と関係のない家族の状況や信条などを尋ねるのは、適切ではありません。

考え方の全体は、厚生労働省の「公正な採用選考の基本」にまとまっています。質問の項目と評価の観点を前もって決めておくことは、この考え方に沿った準備になります。面接ごとのばらつきを減らす意味でも有効です。

出典：厚生労働省「公正な採用選考の基本」

AIを使うこと自体が、選考で禁じられているわけではありません。厚生労働省のQ&Aでは、どんな方法を使う場合も、公正な採用選考の基本に沿う必要があると示されています。

出典：厚生労働省「公正な採用選考についてのQ&A」

そのうえで、この記事がおすすめするのは、次のことをAIに任せないことです。

• 採用するかどうかの決定
• 応募者1人ひとりの評価
• 点数づけの自動生成

順位を並べた一覧は説得力があるように見えますが、その根拠をあとから人が検証しにくくなります。評価は、前もって決めた基準に照らして行ってください。応募書類や面接での発言という原文を、人が確かめたうえで判断します。性格、健康状態、国籍、早く辞める可能性といった推定を、AIにさせるのも避けるべきです。

個人情報は「入れる前」に条件を決める

履歴書をそのままAIに読ませてよいかは、文面づくりとは分けて考える必要があります。結論から言えば、確かめるべき点がいくつもあります。始めのうちは、個人情報を含まない作業に限るのが安全です。

個人情報保護委員会は、生成AIサービスの利用について、次のことを求めています。

• 個人情報を入力するなら、その扱いが利用目的の達成に必要な範囲か確かめる
• 入力した個人データが応答以外の目的で扱われる場合、本人の同意がないと法律違反になる可能性がある
• 機械学習に使われないかなどを、十分に確かめる

出典：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」

ここから先は、運用上の提案です。「学習に使わない設定にしたから安全」「氏名を消したから個人情報ではない」と、単純に考えないほうがよいでしょう。次の4点に加えて、利用目的と契約上の扱いを確かめてから、扱う情報の範囲を広げてください。

• 使ってよいサービスと、契約の形
• 入力してよい情報の範囲
• アカウントを使える人
• 履歴を残す期間と、消す方法

社内ルールの作り方は、中小企業の生成AI利用ルールの決め方の記事でも扱っています。

あわせて読みたい小さな会社の生成AI利用ルールの作り方｜セキュリティと社内ガイドライン→

小さく試して、続けるかを決める

最初から、採用業務の全体に広げる必要はありません。1つの職種、1つのテンプレートから始めます。求人票の仕事内容の欄でも、応募受付メールでもかまいません。

担当者を1人決め、たとえば2〜3週間試します。応募が少ないなら架空のデータで動きを確かめ、実際の件数が集まってから続けるかを判断します。

見るのは、次の3つです。

• 確認まで含めた、1件あたりの時間
• 応募者への誤った案内が起きた件数
• 下書きに人が手を入れた回数

時間を測るときは、AIが出した文章を読み直して直す時間まで含めてください。ここを外すと、実際は作業が増えているのに、短くなったように見えてしまいます。

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判断材料にするのは、下書きが出るまでの速さではなく、確認と修正まで含めた総作業時間です。ここで前より遅くなるなら、ツールを増やす前に、テンプレートや対象工程を見直すのがおすすめです。

よくある質問

無料のAIツールでもできますか。

文章の下書きを作る用途なら、無料版でも試せます。ただし、応募者の情報を扱う段階に進む前に、契約の条件を確かめてください。入力した内容が学習に使われないか、履歴をどう管理できるかです。確かめられない環境では、個人情報を含まない作業にとどめるのが無難です。

AIが作った文章は、そのまま掲載できますか。

そのまま載せるのはおすすめしません。AIは、書かれていない条件を自然な文章で補ってしまうことがあります。載せる前に、元にしたメモと出力を1行ずつ照らし合わせてください。社内で決めていない情報が混ざっていないかを確かめます。

履歴書や応募メールをAIに入力してもよいですか。

入力してよいかは、使うサービスの契約や、社内で決めた利用目的によって変わります。まずは個人情報を含まない作業から始めましょう。扱う範囲を広げる場合は、利用目的、権限、保存期間を決めたうえで判断してください。個別に法律上問題ないかの判断が必要なら、専門家や所管の窓口にご相談ください。

まとめ

採用業務でAIが効くのは、次の作業です。どれも、決まっている情報を文章に変える作業という共通点があります。

• 求人票の仕事内容の書き起こし
• 受付・日程調整メールの下書き
• 承認済みのFAQの整形
• 面接の共通の質問の案

この記事の始め方では、条件の決定・送信の承認・採用するかの判断は、人が担います。まず、担当者と確かめる箇所を決めましょう。

AI活用の進め方を広く整理したい方は、Nutritsの資料一覧にある「生成AI導入活用 実践ガイドブック 2026」もご覧ください。採用専用の資料ではなく、業務改善への導入を考えるための資料です。

まずは公開済みの求人票から、仕事内容の説明を1つだけ書き直してみましょう。

※制度に関する記述は、2026年9月4日に確かめた公式情報にもとづきます。

参考情報

• 厚生労働省「募集時等に明示すべき労働条件が追加されます」
• 厚生労働省「公正な採用選考の基本」
• 厚生労働省「公正な採用選考についてのQ&A」
• 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」